Autor Thema: Fehlende Regel für gesendete externe Mails? / Speichern einer erweiterten Suche?  (Gelesen 153 mal)

Herbolo

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Hallo im Forum, ich bin neu hier und suche nach zwei Lösungen mit dem gleichen Hintergrund.

Wir sind eine Unternehmensgruppe und ich sende täglich viele externe Mails an Kunden, oft sind auch interne Mitarbeiter in Cc. Dann gibt es natürlich noch reine interne Mails. Da unsere Firmengruppe aus 14 Gesellschaften besteht, sind mir die Endungen der internen Mail-Adressen (@abc.de oder @xyz.de) bekannt. Ziel wäre es nun, alle extern gesendeten Mails im Ordner "Gesendete Elemente" herauszufiltern. Dies wäre z.B. mit einer Regel lösbar, wenn ich alle gesendeten Mails mit INTERNEN Empfängern in der Adresszeile "An" herausfiltern könnte. Im Gegensatz zu den Regeln auf "von mir empfangene Nachrichten" sind die Möglichkeiten der Regeln auf "von mir gesendete Nachrichten" eingeschränkter und ich kann keinen Einfluss darauf nehmen, ob die zu filternden Adressen nur auf das "An" oder "Cc" Feld beschränkt sind. Es gibt im 1. Schritt nur die pauschale Möglichkeit der Einstellung "die an eine Person/öffentliche Gruppe gesendet wurde" auszuwählen und darin mittels Adressbuch alle Empfänger einzutragen. Nur werden mit dieser Selektierung aber ALLE Adressfelder (An/Cc/BCc) aktiviert und die Ergebnisse der Regel sind sinnlos. Gibt es hier eine Lösung, die ich übersehen habe?

Ich bin dann den Weg über die komplexe erweiterte Suche im Ordner "Gesendete Elemente" gegangen, stoße aber auch hier an meine Grenzen. Im Reiter "Erweitert" unter der erweiterten Suche kann man sicherlich viele bestimmte Kriterien festlegen und die Suche sogar gezielt auf das Cc-Feld beschränken. Da bei nahezu allen externen Mails keine internen Kollegen im "An"-Feld stehen, könnte ich die Suche so kombinieren, dass ich im Feld "An" mit dem Kriterium "enthält nicht" alle internen Endungen der 14 Adressen (@abc.de etc.) eingeben. Dachte ich zumindest. Aber da es keinen Zugriff auf das Adressbuch gibt und viele Empfänger nicht mit der reinen Adresse sondern dem Vor- und Nachnamen in den gesendeten Mails als Empfänger stehen, müsste ich neben den 14 Adress-Endungen auch  alle 130 Mitarbeiter mit Vor- und Nachnahmen einzeln als Kriterium anlegen. DANN würden tatsächlich nur alle Mails mit fremden Empfängeradressen in "An" herausgefiltert. Nur: wenn ich mir diese Arbeit machen WÜRDE - wo und wie kann ich diese individuell erweiterte Suche speichern, um in regelmäßigen Abständen immer mal wieder die externen Mails rauszufiltern (um sie dann einer Kategorie zuzuordnen) und um - z.B. im Zuge neuer Kollegen - die Suche immer mal wieder um neuere Adressen zu erweitern oder Korrekturen vorzunehmen?

Meine Intention ist es, einen Überblick darüber zu haben, welche gesendeten Mails an Kunden oder Geschäftspartner noch unbeantwortet sind, um später noch einmal nachzuhaken. Die bestmögliche Lösung wäre es natürlich, wenn alle an externe Firmen gesendeten Mails automatisch einen Vermerk "unbeantwortet" erhalten. Und wenn zum gleichen Betreff einer gesendeten Mail eine Antwort vom Kunden kommt (auch hier wieder mit einer  Regel, die autom. Replys rausfiltert), müsste in den "gesendeten Elementen" der Vermerk "unbeanwortet" AUTOMATISCH entfernt werden.

Die von mir genannten Notwendigkeiten sind aus meiner Sicht für eine effiziente Verwendung von Outlook im Office-Betrieb das A und O. Allein schon die Unterschiede der möglichen Regeln zwischen gesendeten und empfangenen Mails kann ich nicht nachvollziehen. Warum ist das, was man für empfangene Mails - bis ins Cc-Feld hinein - regulieren kann, nicht auch für gesendete Mails möglich?

Ich bin gespannt auf Eure Lösungen, die sich bestenfalls mit Outlook 2013 und nicht mit teurer Extra-Software realisieren lassen.   :)
Letzte Änderung: 2017-11-08 11:39:32 von Herbolo
 
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maninweb

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Hallo,

ob folgende Option auch in Outlook 2013 enthalten ist, kann ich nicht sagen, denn ich habe hier Outlook 2016. Im Regelmanager
Start / Regeln / Regeln und Benachrichtigungen verwalten, bietet der Assistenz ganz unten eine Möglichkeit, Regeln für gesendete
Mails zu erstellen. Im Assistent findet sich eine Option zur Angabe von Texten in der Empfängeradresse. Da müsste eigentlich der
Domainname eintragbar sein. Von mir allerdings jetzt ungetestet. Könntest aber schauen, ob Dich das weiterbringt.

Gruß
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Herbolo

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Hallo, danke für den Lösungsansatz, aber das bringt mich auch nicht weiter.
Als "Empfängeradresse" werden alle Adresszeilen (An/Cc/Bcc) angesehen. Es müsste eine Filtermöglichkeit nach Adressen von/an der eigenen Organisationen (entweder festgelegten Adress-Endungen) oder aus dem Adressbuch ausgewählten Adressen geben.
Genaugenommen alles, was nicht im Adressbuch (nicht Kontakte, sonder globale Mail-Adressliste der Organisation) enthalten ist...
 
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maninweb

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Hallo,

ich denke mal, dass das nur über Umwege oder ein Add-In zu lösen ist, wobei ich aber nicht ausschließen möchte,
dass es doch nicht einen Weg gibt. Als Umgehung würde mir einfallen, z.B. eine spezielle Signatur zu verwenden
und dann eine Regel zu haben, die den Inhalt scannt. Ein Add-In, das das macht, was Du Dir wünscht, kenne
ich leider nicht.

Gruß
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Herbolo

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Danke für Deine Antwort maninweb.

Wenn ich Dich richtig verstehe, meinst Du, ich sollte für Mails an externe Adressen eine andere Signatur auswählen, wie für die Mails an interne Kollegen? Das halte ich für zu kompliziert und die Gefahr ist groß, dass ich es mal vergesse. Vor allem wäre dann der Aufwand der Gleiche, als würde ich nach dem Versand oder am Abend jedes Tages alle extern versendeten Mails einer erstellten Kategorie "Extern" zuordnen. So bin ich bislang verfahren, aber das beinhaltet Fehler, weil man wirklich nichts vergessen darf - ganz abgesehen vom Aufwand.

Die Beste Lösung wäre eine automatische Prüfungs-Funktion, ob man auf Mails an einen externen Empfänger schon eine Antwort erhalten hat - und die Kriterien für diesen Filter müsste man dann selbst festlegen können.

Unabeantwortet blieb jedoch noch meine Frage nach einem Abspeichern der erweiterten Suche. Kann ja nicht sein, dass man umfangreich irgendwelche Kriterien festlegt die man regelmäßig benötigt - und dann ist diese Suche nirgends abrufbar??!
 
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