Autor Thema: Work Flow einrichten  (Gelesen 79 mal)

ThermoSensor

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Work Flow einrichten
2019-05-14 12:01:51
Hallo User,

ich versuche in Unserer Firma in Hinblick auf die Erstellung von Zeichnungen etwas System und Überblick reinzubringen.

Vorweg: derzeit steht ausschließlich Microsoft Office Home und Business 2013 zur Verfügung.

ich habe im Anhang versucht eine kleine Übersicht zu geben, wie ich mir das vorstelle. Es gilt generell erstmal zu klären ob dies mit Outlook überhaupt zu bewältigen ist.

Auf der einen Seite habe wir Sachbearbeiter, die immer wieder mal Zeichnungsaufträge an die Zeichner vergeben. Prüfungen und Freigaben gehen ausschließlich über E-Mail. Problematik ist, das eine Gesamtübersicht fehlt.

Ich möchte gerne folgenden Ablauf:

1. Sachbearbeiter geben ihre Zeichnungsaufträge an eine Sammeladresse
2. Jeder Zeichner kann in einer Outlooksitzung gleichzeitig sein Eigenes Postfach und das der Sammeladresse einsehen.
    => die Sammeladresse ist in Unterordner aufgeteilt wie geprüft , freigegeben , noch zu erledigen etc.
3. ein Zeichner kann dann bei Bedarf einen Auftrag annehmen.
    a. E-Mail anklicken und für sich markieren z.B.: in Bearbeitung und Kürzel
    b. Zeichner kann dann jederzeit den Status ändern z.B. wenn er den Auftrag zur Prüfung gibt
    => eventuell werden die E-Mails auf der Sammeladresse bei Statusänderung immer automatisch in die entsprechenden Unterordner verschoben, so das man immer den Überblick hat
4. Die Auftrags E-Mail ist schließlich in dem Unterordner der Sammeladresse angelangt wo sich alle erledigten Aufträge befinden

zunächst hatte ich gedacht das die E-Mail entsprechend entnommen werden und bei Erledigung wieder zurück geschoben werden. Finde aber wenn die E-Mail in der Sammeladresse bleiben können und entsprechend ihrem Staus verschoben werden praktischer. Vor allem weiß jeder Zeichner und eventuell sogar jeder Sachbearbeiter, wo welcher Zeichenauftrag ist.

Ob dies überhaupt auch nur annähernd so geht kann ich leider nicht abschätzen.

Würde mich freuen wenn der eine oder andere mir diesbezüglich nützliche Tipps geben kann

mit freundlichen Grüßen

Jochen Schröder
 
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maninweb

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Re: Work Flow einrichten
2019-05-15 09:47:57
Hallo,

ich könnte mir schon vorstellen, dass die Anforderungen per Outlook abbildbar wären, habe aber meine Zweifel daran,
dass Outlook das richtige Werkzeug dafür ist. Was ist, wenn z.B. Anhänge in den Mails sind? Die müssten ja irgendwo
gespeichert werden, ggf. bearbeitet und anschließend zurückgespielt werden.

Von daher würde ich eher schauen, ob nicht ein anderes Werkzeug, z.B. so ähnlich einem DMS + Workflow-Verwaltung,
geeigneter wäre. Ich kann Dir aber leider hier keins empfehlen.

Gruß
 
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ThermoSensor

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Re: Work Flow einrichten
2019-05-15 13:33:05
Hallo,

natürlich hast du recht, es gibt entsprechende Programme dafür, dessen Einführung aber derzeit nicht geplant sind.

Wie beschrieben, würden die Aufträge in der Sammeladresse bleiben. Jeder sollte nur parallel zu seinem eigenen Postfach auch Einsicht auf diese Sammeladresse haben. Die Zeichner sollten zudem die Möglichkeit haben die Aufträge zu markieren. Durch diese Markierung würde die Auftragsmail in den entsprechenden Ordner in der Sammeladresse wandern. Durch die Markierung sollte also eine entsprechende Regel in Kraft treten. Etwa so wie man sein eigenes Postfach auch sortieren kann. Der Unterschied besteht jedoch darin, das ich der E-Mail die entsprechenden Stichwörter erst mit der Markierung gebe und zwar Kürzel des Users und Status.

mfg Jochen
 
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maninweb

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Re: Work Flow einrichten
2019-05-15 14:23:35
Hallo,

Excel eher meine Welt als Outlook, womit ich mich dann nicht als ausgesprochenen Outlook-Experten sehe.
Insofern kann ich Dir nicht alles beantworten.

Zitat
Durch die Markierung sollte also eine entsprechende Regel in Kraft treten.

Das wird das nicht ohne Zusatztools zu Outlook bzw. VBA für Outlook funktionieren. Outlook selbst kann nur
Regeln dann ausführen, wenn Mails reinkommen oder die Regelausführung manuell angestossen wird.

Gruß
 
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